Die 33%-Falle: Produktsuche frisst Ihre Planungszeit

Die 33%-Falle: Warum Produktsuche der versteckte Zeitfresser ist

Mittwoch, 11:45 Uhr. Architektin Sarah Weber sitzt vor drei geöffneten Browser-Tabs, einem Stapel Herstellerkataloge und einem dampfenden Kaffee, der schon wieder kalt wird. Seit einer Stunde sucht sie die passende Fassadenbekleidung für das Bürogebäude in Frankfurt – klingt simpel. Ist es aber nicht.

Tab 1: Hersteller A verspricht technische Spitzenwerte, aber es fehlt eine gute Bebilderung. Tab 2: Hersteller B hat optisch genau das richtige Produkt, aber wie immer fehlen Angaben zur Verfügbarkeit. Tab 3: Ein Vergleichsportal, das sie zu einem vierten Hersteller führt, dessen Website gerade „wegen Wartungsarbeiten nicht erreichbar“ ist. So oder so ähnlich läuft es oft, oder?

Eine Stunde später hat Sarah vier verschiedene Produkte verglichen, mit zwei Herstellern telefoniert und drei E-Mail-Anfragen verschickt. Das Ergebnis: Mehr Fragen als Antworten. Was sie nicht weiß: Sie ist gerade Teil einer alarmierenden Statistik geworden.

Ein Drittel der Arbeitszeit verschwendet

Eine Umfrage des PropTech Plan.One bringt ans Licht, was viele Planer täglich erleben: Architekten und Planer verbringen 33% ihrer Arbeitszeit mit der Suche und Auswahl passender Bauprodukte. Ein Drittel der wertvollsten Ressource im Planungsbüro verschwindet in der Produktrecherche.

Die Ursachen sind eindeutig: fehlende herstellerübergreifende Vergleichsmöglichkeiten und uneinheitliche Produktdatenstandards. Die Recherche erfolgt mühsam über gedruckte Kataloge oder Hersteller-Websites, was wertvolle Zeit kostet, die dann für kreative Aufgaben oder Bauherrenberatung fehlt.

Die 19.800-Euro-Rechnung

Bei einem durchschnittlichen Planer-Jahresgehalt von 60.000 Euro entspricht ein Drittel der Arbeitszeit für Produktsuche 19.800 Euro pro Mitarbeiter und Jahr – ausschließlich für Recherche-Tätigkeiten.

Für ein typisches 10-köpfiges Planungsbüro bedeutet das:
•    198.000 Euro jährliche „Suchkosten“ statt wertschöpfender Planungsarbeit
•    Bei 50% Effizienzsteigerung: 99.000 Euro Einsparpotential pro Jahr
•    Return on Investment in unter 6 Monaten bei konsequenter Digitalisierung

Diese Rechnung berücksichtigt noch nicht die indirekten Kosten: Terminverzögerungen durch falsche Produktauswahl, Mehraufwand bei nachträglichen Änderungen, verpasste Optimierungsmöglichkeiten.

Personalmangel verstärkt die Zeitfalle

Der akute Fachkräftemangel macht die Produktsuche zur exponentiellen Belastung. Was ein Senior-Planer in 30 Minuten löst, benötigt ein Junior-Mitarbeiter oft zwei Stunden – plus Rückfragen und Qualitätskontrolle. Gleichzeitig führt Zeitdruck zu suboptimalen Entscheidungen: Anstatt das beste Produkt zu finden, greifen Planer auf bekannte, aber nicht zwangsläufig optimale Lösungen zurück.

EU-Taxonomie und verschärfte Nachhaltigkeitsanforderungen verkomplizieren die Produktauswahl zusätzlich. Wenn Planer künftig Lebenszyklusanalysen, CO2-Fußabdrücke und Recycling-Eigenschaften bewerten müssen, wird aus der 33%-Falle schnell eine 50%-Falle.

BIM-Bibliotheksmanagement als Effizienz-Turbo

Die Lösung liegt in zentralem, strukturiertem, cloudbasiertem BIM-Bibliotheksmanagement – der Basis von cockpit.planner. Statt fragmentierter Einzelrecherchen ermöglicht das BIM-Cockpit:

Frühe Planungsphase: Variantenvergleiche mit generischen Daten aus der integrierten Heinze Produktdatenbank, verlässlich inklusive EPDs von Ökobaudat und Cradle to Cradle-Daten von der EPEA Generic Materialbank.

Konkrete Produktauswahl: Nahtloser Übergang zu echten Herstellerdaten über die Heinze-Schnittstelle mit spezifischen Bauprodukten und Baustoffen.

Büro- und projektspezifische Organisation: Zentrale Bibliothek für das ganze Büro, gleichzeitig projektspezifische Anpassungen ohne Datenverlust oder Medienbrüche.

Das Ergebnis: Aus wochenlanger Recherche wird minutenschnelle Produktauswahl mit durchgängiger Nachhaltigkeitsdokumentation.

Fragmentierte Daten verstärken Kommunikationschaos

Das Produktsuche-Problem potenziert das bereits analysierte Kommunikationschaos erheblich. Während mangelhafte Abstimmung 48% aller Nacharbeiten verursacht, verschärft fragmentierte Produktrecherche die Ineffizienz. Die Fraunhofer IESE-Studie bestätigt: In ganzheitlichen Prozessen mit zentral gespeicherten Daten entfällt der Bedarf an umfangreicher Informationssuche weitgehend.

Handlungsempfehlungen für Planungsbüros

Sarah Weber hat am Ende den entscheidenden Tipp für die Frankfurter Fassade von einem Arbeitskollegen bekommen. "Schau einmal in das Projekt aus Wiesbaden!" Gut das dies im büroeigenen, strukturiertem BIM-Bibliotheksmanagement abgelegt und mit einem Klick ins eigene Projekt übernommen werden konnte. Die Frage ist: Wie viele Sarah Webers kann sich die Baubranche noch leisten?

Unsere Antwort: Keine einzige. Das Geld ist deutlich besser investiert in cockpit.planner mit Heinze-Integration, BIM-Bibliotheksmanagement oder strukturierter Nachhaltigkeitsdaten – statt in die tägliche Recherche-Odyssee verlorener Planungszeit.

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Quellen:
•    Plan.One-Umfrage (2018): Zeitaufwand Produktsuche im Planungsalltag
•    Kobold-Studie (2022): Informationsmanagement als Zeitfresser
•    Fraunhofer IESE: Digitale Informationsverarbeitung im Bauwesen